Privacy

Per 25 mei 2018 is de Europese regelgeving over de omgang met persoonsgegevens van kracht. De Karel Doormangroep heeft zich, net als Scouting Nederland, goed voorbereid op deze regelgeving. Op deze pagina en via de hyperlinks is informatie beschikbaar hoe de KDG en Scouting Nederland met deze materie om gaan. Omdat het allemaal nieuw is, bestaat er een grote kans dat alle informatie op deze pagina en achter de hyperlinks in de komende tijd regelmatig bijgewerkt zal worden.

Scouting Nederland heeft uitgebreide documentatie over dit onderwerp, te vinden op hun Privacy-pagina. Daarnaast is er ook een uitgebreide handleiding voor scoutingverenigingen.
De KDG heeft hier nadrukkelijk gebruik van gemaakt:

Privacystatement KDG
Een uitgebreide uitleg van de gegevensverwerking door de KDG staat in het privacystatement. Een kortere bespreking staat hieronder. Het statement sluit aan bij het Privacy Statement Scouting Nederland.

Wat zijn persoonsgegevens?
Persoonsgegevens zijn gegevens die (in combinatie) te herleiden zijn tot een persoon, zoals adres, geboortedatum, telefoon etc.
Daarnaast zijn er bijzondere persoonsgegevens, zoals ras, geloof en gezondheid, die extra gevoelig zijn.

Registratie van persoonsgegevens
Er zijn enkele momenten en redenen om persoonsgegevens te verwerken

Scouting Online (SOL, ledenadministratie)
De ledenadministratie vindt via een landelijk systeem (SOL). Hierbij registreren we alle informatie, die nodig is om het spel van scouting goed te kunnen aanbieden.
Ieder lid heeft toegang tot zijn eigen gegevens in SOL. Daarvoor moet wel een account worden aangemaakt. Ieder nieuw lid krijgt een welkomsmail van Scouting Nederland waarin uitgelegd wordt hoe dat werkt. Omdat niet iedereen dat gedaan heeft en/of nog weet, hierbij nog even de link naar de uitleg

Registratiekaart
Aanvullend is er de registratiekaart, waarop wat extra informatie over het lid staat. Deze kaart wordt door de teamleider bewaard, waar nodig aangevuld en na overvliegen overgedragen aan de teamleider van de nieuwe speltak. Hierop kunnen (in overleg) bijzondere gegevens staan.

Medisch formulier
Voor elk kamp buiten de eigen regio is een medisch formulier noodzakelijk om tijdens kampen adequaat op medische problemen in te kunnen spelen. Daar hoort ook een BSN-nummer bij i.v.m. de verplichting van ziekenhuizen deze te registreren.

Internet en social media

Website
Op www.scoutingkdg.nl worden in principe geen persoonsgegevens gebruikt. Ook wordt het verkeer op de site niet gemonitord. Wel wordt er gebruik gemaakt van cookies, die het gebruik van de website dienen te ondersteunen. In het geval iemand het contactformulier invult, wordt gevraagd om bepaalde persoonsinformatie. Die informatie is nodig om te bepalen, welke speltak reageert (leeftijd). De informatie op het contactformulier wordt verzonden aan de secretaris en groepsbegeleider van de vereniging. Een van hen bepaalt aan wie de informatie wordt doorgezonden.

Facebook
Op dit medium laat de vereniging met berichtjes, foto’s en filmpjes zien wat er allemaal gebeurd bij een scoutingvereniging en dat natuurlijk vooral bij de KDG. De beheerders van deze pagina’s houden rekening met de afspraken met ouders over het herkenbare gebruik van foto’s van kinderen.

Google foto’s
Gekoppeld aan de website heeft de KDG ook een fotoboek op Googlefoto’s. Er is geen actieve verwijzing naar dit fotoboek en we zijn ook bezig om de foto’s achter een wachtwoord te krijgen.

Procedures
Er zijn nog een paar procedures, die van belang zijn bij het verwerken van persoonsgegevens.

Datalekken
Indien er sprake is van een datalek moet dit, via Scouting Nederland, worden gemeld aan de Autoriteit Persoonsgegevens. Hoe die procedure loopt en wat een datalek is, hebben we uitgelegd in een handout datalekken.

Recht op Inzage en aanpassen
Betrokkenen hebben ten alle tijde recht om in te zien welke gegevens er zijn geregistreerd. Voor een deel kun je dat zelf via je eigen account op Scout Online. Daarnaast kun je altijd aankloppen bij je teamleiding of het secretariaat.

Recht op vergetelheid
De regeling geeft ook het recht om ‘vergeten’ te worden. Met name als je stopt bij scouting, kun je (via de ledenadministratie) vragen, dat al jouw gegevens uit de systemen verwijderd worden.